Ledig stilling:
Administrasjons-koordinator
60-80%

27.03.2023  

Søknad og CV med referanser leveres digitalt til christine [at] bergenassembly.no
Søknadsfrist 17.april.2023

Bergen Assembly ønsker å ansette en administrasjonskoordinator i 60 - 80 % deltidsstilling med tiltredelse snarest mulig. Administrasjonskoordinator vil ha en svært sentral plass i vårt kjerne-team frem mot og under Bergen Assemblys femte utgave i 2025.

Administrasjonskoordinator samarbeider tett med og bistår direktør i organisatorisk arbeid og drift. Administrasjonskoordinator strukturerer, organiserer og opprettholder informasjonsflyt, og utvikler og vedlikeholder interne rutiner for tidslinjer og budsjetter i tett samarbeid med direktør. Stillingen innebærer ansvar for kontering av utgifter og godkjenning av fakturaer, samt tilsyn med organisasjonens programvare, digitale arkiv og vårt fysiske arkiv i kontorlokalet.

Administrasjonskoordinator organiserer og har sin faste arbeidsplass i Bergen Assemblys nye lokale på gateplan i Halfdan Kjerulfs gate 4, med tre faste arbeidsdager ukentlig. Stillingen innebærer nært samarbeid med direktør og kjerne-team, samt kunstnere, teoretikere, kuratorer og andre kulturutøvere og institusjoner. Bergen Assembly har et lite kjerne-team, og alle ansatte bidrar til varierte og prosjektorienterte oppgaver, eksempelvis knyttet til arrangementer, åpninger og kunstnerbesøk.

Administrasjonskoordinator må være bosatt i Bergen og må ha utmerket skriftlig og muntlig norsk og engelsk. Administrasjonskoordinator må kunne kommunisere ubesværet både muntlig og skriftlig i begge språk.


HOVEDANSVAR INKLUDERER
• bistå direktør med drift og organisatorisk arbeid
• godkjenne fakturaer og kontere utgifter i regnskapssystemet
• koordinere lønnskjøring med regnskapsfører
• organisere kontor, arkiv og lager og kalender
• være kontaktpunkt for samarbeidspartnere og kunstnere i organisatoriske spørsmål
• følge opp og oppdatere det overordnede prosjektbudsjettet og prosjekttidslinjen i samarbeid med prosjektkoordinatorer og bidragsytere
• vedlikeholde rutiner for driftsutgifter og driftsregnskap, samt ferdigstille årsregnskap
• oppdatere og aktualisere drifts- og prosjektbudsjetter
• overordnet HR og HMS arbeid, årlig internkontroll


OPPGAVER INKLUDERER
• håndtering av fakturaer og utgifter for kunstnere, styremedlemmer og bidragsytere
• samle inn lønnsgrunnlag månedlig
• bestilling av reiser og overnatting
• vedlikehold av kontaktlister
• oppfølging av pensjonsavtale og personalforsikring
• administrasjon av e-post- og dropbox-kontoer, så vel som andre digitale verktøy og arkiver
• administrativt arbeid rundt publikasjoner
• arkivering av foto- og videodokumentasjon
• arbeid med søknader, rapportering og årsregnskap
• bistå direktør med forberedelse til møter og med sakspapirer


KVALIFIKASJONER
Relevant utdanning på universitetsnivå eller arbeidserfaring vil vektlegges, gode søkere med annen erfaring vil også vurderes. Personlig egnethet vektlegges.

• utmerkede planleggings- og kommunikasjonsevner, evne til å administrere ulike online- og offline-delingsplattformer
• påviselige ferdigheter i bruk av microsoft office suite
• erfaring med budsjettstyring
• utmerkede kommunikasjonsevner, skriftlige og muntlige, på norsk og engelsk
• detaljorientert arbeidsmåte
• rolig i hektiske arbeidsperioder
• påvist evne til å jobbe som en del av et team, så vel som på eget initiativ
• påvist evne til å overholde stramme tidsfrister
• engasjement for likhet og mangfold


Stillingen vil tidvis kreve helge- og kveldsarbeid.

Bergen Assembly tilbyr en spennende og utfordrende stilling i et kreativt og internasjonalt arbeidsmiljø. Vi er opptatt av mangfold, og oppfordrer alle kvalifiserte kandidater til å søke uansett alder, kjønn, og kulturell bakgrunn.


—Søknadsfrist 17. april 2023.

—Intervjuer avholdes i slutten av april.

—Potensielle annengangsintervjuer avholdes etter avtale.

—Tiltredelse snarest mulig.

—Søknad og CV med referanser leveres digitalt til christine [at] bergenassembly.no

—Kontakt Christine Olsen, christine [at] bergenassembly.no / +47 928 40 590 ved eventuelle spørsmål